许多重要的会议，都是在政治上、思想上、组织上做了长时期的准备才成功的。准备阶段的主要工作有：

1. 会务筹备组的建立。

组织一个高效率的会务筹备组，选好一个干练、认真的筹备组负责人，是会议成功的先决条件。会议筹备组的负责人，应是本单位比较有影响的人物，不但有较强的组织才能，而且有一点的凝聚力；不但自身各方面能力较强，而且能以身作则，关键时候可以带领会务组全体人员突击某项工作。如果允许，筹备组的负责人最好是会议主持人。会议筹备组应下设两个小组：秘书小组与会务小组，前者主要负责文字宣传准备，后者主要负责除文字宣传以外的所有工作，从会前的准备，会议开始的接待，会议中间的服务，直至会后的送行等等。会议筹备组的主要负责人和两个小组的负责人要及时沟通信息，在总的日程安排下，作详细的准备工作及日程进度计划，以确保会议准备工作的完善。

2. 会务准备。

会务准备工作由会务小组负责，会务准备的内容很多，主要有：

（1）拟发好会议通知。会议通知必须写明开会的时间、地点及会议主题和会议参加者等内容。会议时间一般不应选择在重大节日和假日，因为这些日子是与会者的休息日。为了使会议参加者能对自己的工作做好安排，有的会议通知还应写明闲会时间。发会议通知要提前一定的时间，以便会议参加者有所准备。根据会议的内容和参加者的地区范围，会议通知可采用张贴的办法，也可邮寄。邮寄会议通知时在信封上写明“会议通知，收到急转”的字样，以免中途耽搁。对外地的会议参加者，有关住宿和差旅费等问题都应一一写明，以免造成不必要的麻烦。

（2）安排好会场。会场的大小，要根据会议内容和参加者多少而定。会场的布置也要和会议的内容相称。在一些大型会议的广场或门口还应张贴“欢迎”之类的告示。如果会场不易寻找，应在附近安设路标以作指引。会标因在主席台上方，一般红底白字或黑字，字要端庄大方。两例或四周可布置一些带有鼓动性、号召性的标语。座位的安排应根据会议的类型，选择圆形会场排列或正方形、长方形、对称形、凹字形等座位排列。摆设方面，应根据会议类型摆设，烘托会议气氛。如庆祝会应布置得喜气洋洋；座谈会、协商会应体现和谐、平等的气氛。布置应注意颜色的心理效果和花草、盆景的安排。另外，音响、灯光要和开会气氛相协调，开会前检查音响、灯光，以防出现问题。

（3）其他准备。根据会议的需要，决定会议是否需要组织参观、小型便宴等活动，做相应的准备。

（4）做会务预算。会议的预算一般包括：场地租用费、会场布置费、印刷品费、文书用品费、交通费、电话费、茶点饮料费、礼品费等。